Instrukcja przygotowania i realizacji imprez naukowych (konferencji, seminariów, warsztatów, wykładów gościnnych, itp.) na WPAE UWr w roku 2020
mgr Bartłomiej Jaworski - 3 Kwiecień, 2017 - 09:44
- Organizator konferencji naukowej zamierzający ubiegać się o jej dofinansowanie ze środków Dziekana WPAE obowiązany jest dokonać pisemnego zgłoszenia do prowadzonego przez Dział Badań Naukowych UWr planu imprez naukowych. Podpisane zgłoszenie [link] powinno zostać złożone w Sekcji Finansowej do 14 stycznia roku konferencji.
- Niezależnie od zgłoszenia, o którym mowa w pkt 1, organizator konferencji ubiegający się o jej dofinansowanie przygotowuje wniosek o jej finansowanie [link]. Podpisany wniosek należy złożyć w Sekcji Finansowej (pok. nr 14) do 10 lutego roku konferencji (dofinansowane mogą być jedynie te konferencje, które mają zapewnione co najmniej 50% finansowania ze środków pozyskanych ze źródeł zewnętrznych, w tym opłat konferencyjnych, wpłat sponsorów, darowizn).
- Organizator wydarzenia naukowego (również niebędącego konferencją), z którym wiążą się źródła finansowania, zobowiązany jest przekazać Sekcji Finansowej, najdalej na miesiąc przed jego datą, podpisany preliminarz finansowy [link] (w trzech egzemplarzach) wraz z kompletem wymaganych dokumentów. Złożenie preliminarza finansowego warunkuje finansowe rozliczenie wydarzenia. W przypadku wydarzeń naukowych, które nie mają źródła finansowania, organizator zwolniony jest z obowiązku dostarczenia preliminarza finansowego.
- Niezależnie od pkt 1-3, każde wydarzenie naukowe organizowane bądź współorganizowane przez WPAE należy zgłosić – najdalej na trzy tygodnie przed jego rozpoczęciem – za pomocą strony internetowej Wydziału, na formularzu zatytułowanym „Zgłoszenie wydarzenia” dostępnym po zalogowaniu się pod adresem https://prawo.uni.wroc.pl/node/add/form-conference. Zgłoszenie powinno zawierać m.in. program wydarzenia oraz plakat w formacie 16x9 przeznaczony do zamieszczenia na stronie internetowej WPAE, w mediach społecznościowych i na telewizorach wydziałowych. W treści formularza organizator może zastrzec, że nie jest zainteresowany publikacją informacji o wydarzeniu kanałami informacyjnymi WPAE. W sprawie pomocy w przygotowaniu plakatu można kontaktować się z Sekcją Pomocy Technicznej i Cyfryzacji (remigiusz.wodnik
uwr.edu.pl / 71 375 2030). - Warunkiem rezerwacji sal na potrzeby wydarzenia naukowego jest dokonanie zgłoszenia zgodnie z pkt 4. Jeśli sala wskazana przez organizatora w formularzu zgłoszeniowym nie jest dostępna, pracownik Sekcji Pomocy Technicznej i Cyfryzacji kontaktuje się z organizatorem niezwłocznie po otrzymaniu formularza zgłoszeniowego.
- Na podstawie informacji zawartych w formularzu, o którym mowa w pkt 4, Sekcja Pomocy Technicznej i Cyfryzacji przygotowuje informację o wydarzeniu naukowym na stronie internetowej www.konferencje.prawo.uni.wroc.pl. Podstrona wydarzenia naukowego może zostać wzbogacona o dodatkowe informacje i treści, o ile organizator przekaże je razem z formularzem zgłoszeniowym. Sekcja Pomocy Technicznej i Cyfryzacji zamieszcza także informację o wydarzeniu naukowym na stronie internetowej WPAE i rozsyła zaproszenia do udziału pracownikom, doktorantom i studentom drogą mailową.
- Jeśli w zgłoszeniu, o którym mowa w pkt 4, organizator zawnioskuje o udostępnienie systemu rejestracji uczestników, formularz taki udostępniony zostanie na stronie internetowej wydarzenia naukowego. Podgląd informacji na temat rejestracji ma Sekcja Pomocy Technicznej i Cyfryzacji oraz Sekcja Finansowa. Sekcja Finansowa (bartlomiej.jaworskiuwr.edu.pl / 71 375 2920) przekazuje organizatorowi informacje o stanie rejestracji na jego prośbę. Organizatorzy nie mogą na potrzeby rejestracji uczestników wydarzeń naukowych korzystać z innych systemów rejestracji.
- W formularzu, o którym mowa w pkt 4, organizator podaje datę zamknięcia systemu rejestracji uczestników, która nie może przypadać później niż na 7 dni przed datą organizowanego wydarzenia naukowego. Jeżeli po zakończonej rejestracji dojdzie do zmiany planowanej liczby uczestników, planowanych przychodów oraz planowanych kosztów, należy przygotować aneks do preliminarza konferencyjnego według zasad określonych w pkt 3.
- Organizator wydarzenia naukowego obowiązany jest realizować koszty wydarzenia naukowego ujęte w preliminarzu finansowym zgodnie z zarządzeniem Nr 99/2014 Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 5 sierpnia 2014 r. w sprawie udzielania zamówień publicznych [link].
- O wyborze miejsc zakwaterowania uczestników i usługach cateringowych decyduje organizator. W 2020 roku uczestnicy wydarzeń naukowych organizowanych bądź współorganizowanych przez WPAE mogą skorzystać ze zniżek na zakwaterowanie w:
- Art Hotel, ul. Kiełbaśnicza 20, 50-110 Wrocław 10% zniżki;
- Hotel im. Jana Pawła II, ul. Świętego Idziego 2, 50-328 Wrocław 10% zniżki;
- Hotel Tumski, Wyspa Słodowa 10, 50-266 Wrocław 15% zniżki;
- Hotel HP Park Plaza, ul. Bolesława Drobnera 11-13, 50-257 Wrocław 15% zniżki na nocleg ze śniadaniem od ceny dnia publikowanej na stronie internetowej Hotelu; 10% zniżki na usługi gastronomiczne w restauracji; 20% zniżki na parking.
- W ciągu 14 dni od zakończenia wydarzenia naukowego, należy przekazać Sekcji Finansowej dokumenty finansowe (umowy i faktury) uzasadniające poniesione koszty oraz – w przypadku konferencji i zbliżonych wydarzeń – przekazać na adres bartlomiej.jaworskiuwr.edu.pl następujące informacje na potrzeby sprawozdań z działalności naukowej WPAE: liczba uczestników konferencji; liczba uczestników prezentujących referaty; liczba uczestników prezentujących referaty reprezentujących zagraniczne ośrodki naukowe; procentowy udział referatów wygłoszonych przez osoby z zagranicznych ośrodków naukowych; liczba jednostek naukowych, których przedstawiciele brali udział w konferencji.